thtax.com - thtax.vn - thtax.com.vn

Hướng dẫn cách lập sổ sách trên excel

Bài viết sau đây là những hướng dẫn cách lập sổ sách trên excel cho các kế toán viên chưa có kinh nghiệm tham khảo. Kế toán cần nắm rõ các cách lập sổ sách để làm đúng và thực hiện nhanh chóng.

 

Hướng dẫn cách lập sổ sách trên excel

 

Các hàm thường dùng trong excel kế toán

 
(Trước tiên, cần tải Mẫu số sách kế toán trên excel)
 
1. Hàm SUMIF
 
Sử dụng hàm SUMIF trong công việc:
 
   ➝ Kết chuyển các bút toán cuối kỳ.
 
   ➝ Tổng hợp số liệu từ Bảng nhập BNL lên Bảng cân đối phát sinh tháng/năm, lên Bản nhập xuất tồn kho, Bảng tổng hợp phát thu, phải trả cho khách hàng, các bảng tính có liên quan khác,…
 
 Tác dụng của hàm SUMIF là làm tính tổng theo điều kiện.
 
2. Hàm VLOOKUP
 
 Sử dụng hàm VLOOKUP trong công việc:
 
   ➝ Tìm đơn giá xuất khi từ bên Bảng nhập xuất tồn về BNL, về Phiếu xuất kho.
 
   ➝ Tìm mã hàng hóa, tên hàng hóa từ DMTK về Bảng nhập xuất tồn kho.
 
   ➝ Tìm số dư của tháng N căn cứ vào cột số dư cuối tháng N-1.
 
   ➝ Tìm số khấu hao lũy kế từ kỳ trước của Bảng khấu hao (Bảng phân bổ chi phí) tháng N, căn cứ vào Giá trị khấu hao (phân bổ) lũy kế của tháng N-1.
 
   ➝ Và các bảng tính liên quan khác.
 
 Tác dụng của hàm VLOOKUP: Là hàm tìm kiếm theo một điều kiện đã có (điều kiện đó là giá trị để tìm kiếm, vd: đặt công thức tại địa chỉ ô cần tính).
 
Cách chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm sau
 
Vào số dư đầu kỳ cho Bảng cân đối phát sinh (nhập vào tài khoản chi tiết, ví dụ: Số dư chi tiết của tài khoản 156 phải nhập chi tiết từng mã hàng).
 
 Vào số dư đầu kỳ cho Bảng cân đối phát sinh tháng, nhập vào tài khoản chi tiết. Ví dụ: Số dư chi tiết của tài khoản 156 phải nhập chi tiết từng mã hàng.
 
 Vào số liệu đầu kỳ các Bảng phân bổ 142, 242, Bảng khấu hao tài sản cố định, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho và các số liệu khác nếu có.
 
➜ Chuyển lãi (lỗ) về năm trước căn cứ vào số dư đầu năm tài khoản 4212 trên Bảng CĐPS tài khoản để chuyển. Việc thực hiện này được định khoản trên Bảng nhập dữ liệu (BNL), chỉ thực hiện 1 lần trong năm (vào thời điểm đầu năm).
 
Hướng dẫn cách nhập liệu trên Bảng nhập liệu
 
➸ Cột ngày tháng ghi sổ: Là ngày tháng ghi sổ bằng hoặc sau ngày chứng từ.
 
➸ Cột số hiệu: Là số hiệu của hóa đơn, của phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có, phiếu kế toán.
 
 Cột ngày chứng từ: Là ngày thực tế trên chứng từ.
 
➸ Cột số phiếu thu/chi/nhập/xuất: Nhập số phiếu tương ứng với từng nghiệp vụ phát sinh liên quan.
 
Ví dụ: Sau khi định khoản hết bút toán từ chứng từ, thực hiện bút toán cuối tháng và tính ra lãi lỗ của 1 tháng trên Bảng nhập dữ liệu. Thực hiện “Tổng cộng số phát sinh nợ/có” của cả tháng bằng hàm SUBTOTAL.
 
Cú pháp: = SUBTOTAL(9, dãy ô cần tính tổng)
 
Tổng phát sinh bên nợ: = SUBTOTAL(9;G13:G190)
 
Tổng phát sinh bên có: =SUBTOTAL(9;H13:H190)
 
(9 là cú pháp mặc định của hàm cho việc tính tổng)
 
➸ Cột kiểm tra số liệu theo tháng dùng để in sổ cuối kỳ.
 
 Cột chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ dùng gắn mã chỉ tiêu LCTT.
 
➸ Sau mỗi nghiệp vụ lại cách ra 1 dòng.
 
Hướng dẫn cách nhập liệu trong excel với những nghiệp vụ chủ yếu
 
 Các nghiệp vụ không liên quan đến thu, chi, xuất, nhập: Với các nghiệp vụ này, kế toán không phải nhập liệu vào cột: Số phiếu thu/chi/xuất/nhập, cột số lượng nhập và xuất.
 
 Các nghiệp vụ liên quan đến phải thu, phải trả: Hạch toán trên BNL chi tiết đến từng đối tượng cụ thể:
 
Nếu phát sinh thêm khách hàng hoặc nhà cung cấp mới, phải khai báo chi tiết đối tượng khách hàng hoặc nhà cung cấp mới bên Bảng danh mục tài khoản và đặt mã tài khoản cho khách hàng/nhà cung cấp mới đó. Đồng thời, định khoản chi tiết bên BNL theo mã tài khoản mới khai báo.
 
 Các nghiệp vụ mua, bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ (TK 156, 155, 154 sửa chữa…..): Hạch toán trên BNL chi tiết đến từng mã hàng.
 
 Các nghiệp vụ phát sinh mới công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ (tức liên quan đến các tài khoản 142, 242, 211) thì làm 2 bước:
 
            Định khoản bên Bảng nhập liệu.
 
            Phải sang Bảng phân bổ 142, 242, Bảng khấu hao TSCĐ để khai báo thêm công cụ, dụng cụ hoặc tài sản này vào bảng và tính số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.
 
✎ Các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất các thành phẩm thì cần gắn thêm mã thành phẩm.
 
Trên đây là hướng dẫn cách lập sổ sách trên excel. Nếu chưa nắm rõ, hãy liên hệ để kế toán viên kinh nghiệm của Đại lý thuế THtax tư vấn cụ thể hơn.