Từ ngày 01/7/2026, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Khi doanh nghiệp lựa chọn hình thức điện tử, quy trình ký không chỉ dừng ở việc “ký online” mà còn phải bảo đảm yêu cầu về định danh, chữ ký số, dấu thời gian, chứng thực thông điệp dữ liệu và đồng bộ lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để được gắn mã định danh (ID).
THTAX LƯU Ý: Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản giấy khi đáp ứng đúng điều kiện của pháp luật. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa đồng thời hồ sơ lao động, thẩm quyền ký, dữ liệu người lao động và quy trình lưu trữ để tránh phát sinh rủi ro khi tra cứu hoặc thay đổi hợp đồng sau này.
1. HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ NHƯ HỢP ĐỒNG GIẤY
Nghị định 337/2025/NĐ-CP xác định hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử; hợp đồng này có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Điểm doanh nghiệp cần quan tâm không nằm ở định dạng PDF hay việc gửi hợp đồng qua email, mà ở toàn bộ chuỗi xác thực và ký kết. Một tệp hợp đồng gửi qua môi trường điện tử nhưng không đáp ứng các điều kiện pháp lý về xác thực, ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu không nên được mặc định là đã đáp ứng đầy đủ cơ chế hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337.
2. 04 YÊU CẦU DOANH NGHIỆP CẦN KIỂM SOÁT KHI KÝ HĐLĐ ĐIỆN TỬ
1. Xác thực đúng chủ thể: Thông tin người lao động và người sử dụng lao động phải được xác thực theo quy định; doanh nghiệp cần tránh sai lệch CCCD, họ tên, thông tin đại diện hoặc thẩm quyền ký.
2. Ký số và dấu thời gian: Các chủ thể giao kết thực hiện ký số; dấu thời gian được gắn kèm chữ ký số để xác định thời điểm và bảo đảm tính toàn vẹn của giao dịch.
3. Chứng thực thông điệp dữ liệu: Hợp đồng được chứng thực trên hệ thống eContract đáp ứng yêu cầu pháp luật về giao dịch điện tử trước khi đồng bộ lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
4. Đồng bộ để gắn mã ID: Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.
3. MÃ ID HỢP ĐỒNG: KHÔNG CHỈ ĐỂ TRA CỨU
Mã định danh (ID) là dãy số duy nhất do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp cho mỗi hợp đồng. ID giúp liên kết dữ liệu và phục vụ việc tra cứu, quản lý lịch sử giao dịch của hợp đồng.
Đặc biệt, khi hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt, các tài liệu liên quan như phụ lục hợp đồng, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt phải được gắn cùng ID của hợp đồng để bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất.
4. CHUYỂN ĐỔI HỢP ĐỒNG GIẤY SANG ĐIỆN TỬ: CẦN LÀM ĐÚNG QUY TRÌNH
Doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu chuyển đổi hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử để quản lý tập trung. Khi chuyển đổi, chủ thể giao kết phải được xác thực; bản điện tử chuyển đổi phải được người có thẩm quyền của người sử dụng lao động ký số để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và hợp đồng sau chuyển đổi phải được gắn ID.
Vì vậy, việc scan hợp đồng giấy thành file PDF và lưu trên hệ thống nội bộ chỉ là số hóa tài liệu, chưa đồng nghĩa đã hoàn thành toàn bộ quy trình chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337.
5. CHECKLIST THTAX KHUYẾN NGHỊ DOANH NGHIỆP RÀ SOÁT
☐ Rà soát mẫu hợp đồng lao động, phụ lục và quy trình ký để bảo đảm nội dung đúng Bộ luật Lao động và các chính sách nội bộ đang áp dụng.
☐ Kiểm tra người ký phía doanh nghiệp có đúng thẩm quyền; thống nhất cơ chế ủy quyền khi người ký không phải người đại diện theo pháp luật.
☐ Chuẩn hóa dữ liệu người lao động: họ tên, CCCD, mã số thuế, thông tin liên hệ, vị trí công việc, mức lương và thông tin tham gia BHXH.
☐ Lựa chọn hệ thống eContract đáp ứng yêu cầu về xác thực, chữ ký số, dấu thời gian, chứng thực thông điệp dữ liệu và kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
☐ Thiết lập quy trình nội bộ để theo dõi trạng thái ký, mã ID, phụ lục, gia hạn, tạm hoãn và chấm dứt hợp đồng.
☐ Phân quyền truy cập và lưu trữ hồ sơ lao động phù hợp với yêu cầu bảo mật, an toàn dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
KHUYẾN NGHỊ TỪ THTAX: Doanh nghiệp nên triển khai theo lộ trình:
(1) Kiểm kê hợp đồng còn hiệu lực và hồ sơ nhân sự;
(2) Chuẩn hóa mẫu hợp đồng, thẩm quyền ký và dữ liệu người lao động;
(3) Kiểm tra hệ thống eContract, quy trình cấp mã ID và lưu trữ;
(4) Phân công đầu mối kiểm soát trước khi ký điện tử trên diện rộng.
Việc chuẩn hóa đồng bộ ngay từ đầu giúp giảm sai lệch dữ liệu và hạn chế phải sửa đổi hồ sơ nhiều lần.
Hệ thống văn phòng :
🔹Trụ sở chính: 702/63/7 Lê Đức Thọ, Phường An Hội Đông, TP. Hồ Chí Minh
🔹VPĐD tại Đà Lạt: 72 Nguyễn Công Trứ, Phường Lâm Viên - Đà Lạt, Tỉnh Lâm Đồng
🔹VPĐD tại Kon Tum: 227 Phan Đình Phùng, Phường Đăk Cấm, Tỉnh Quảng Ngãi
🔹VPĐD tại TP. HCM: 779 Huỳnh Văn Lũy, Phường Bình Dương, TP. Hồ Chí Minh
🔹VPĐD tại Gia Lai: 59 Trường Chinh, Phường An Nhơn Đông, Tỉnh Gia Lai
🔹VPĐD tại Bảo Lộc: 48/49 Phạm Ngọc Thạch, Phường 1 – Bảo Lộc, Tỉnh Lâm Đồng
🔹VPĐD tại Hà Nội: Phòng 701, Tòa nhà Kim Ánh, Số 1 ngõ 78, Phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội
CÔNG TY TNHH ĐÀO TẠO & TƯ VẤN THTAX
📌 702/63/7 Lê Đức Thọ, Phường An Hội Đông, TP.HCM
📞 0934 518 268 – 0918 774 497