Mỗi năm, khi cơ quan thuế thanh tra, hàng nghìn doanh nghiệp nhỏ nhận được "tin dữ": Hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng chi phí BỊ LOẠI → Phải nộp bổ sung thuế TNDN + phạt chậm nộp + phạt vi phạm. Điều đáng nói, đa số các chi phí bị loại đều do những lỗi rất phổ biến mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể tránh được nếu hiểu rõ quy định.
LƯU Ý QUAN TRỌNG
Bài viết này cung cấp thông tin tham khảo về các lý do doanh nghiệp bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Do chính sách có nhiều điểm phức tạp và có thể có thay đổi, bổ sung trong quá trình triển khai, chúng tôi khuyến nghị bạn nên xác minh lại thông tin với cơ quan thuế địa phương để nhận được hướng dẫn chi tiết và phù hợp nhất với tình hình cụ thể của doanh nghiệp. Hoặc bạn có thể liên hệ với các dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp như THtax để được hỗ trợ toàn diện.
3 Điều Kiện Để Chi Phí Được Trừ
Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 15/12/2025), chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng ĐỒNG THỜI 3 điều kiện:
Điều kiện 1: Chi phí thực tế phát sinh LIÊN QUAN đến hoạt động sản xuất, kinh doanh
Điều kiện 2: Có ĐẦY ĐỦ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ HỢP LỆ
Điều kiện 3: Có CHỨNG TỪ THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT đối với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (áp dụng từ 01/10/2025)
→ Chỉ cần THIẾU 1 trong 3 điều kiện trên, chi phí sẽ BỊ LOẠI.
7 Lỗi Phổ Biến Khiến Doanh Nghiệp Nhỏ Bị Loại Chi Phí
Lỗi 1: Thanh Toán Tiền Mặt Trên 5 Triệu Đồng
Tình huống thực tế:
Công ty A mua nguyên vật liệu giá 10 triệu đồng, có đầy đủ hóa đơn hợp lệ nhưng thanh toán bằng TIỀN MẶT.
Kết quả:
Chi phí 10 triệu BỊ LOẠI hoàn toàn vì không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Quy định mới quan trọng:
Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, từ 01/10/2025, MỌI khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên (bao gồm cả tiền lương, tiền công, thuê nhà, mua hàng...) BẮT BUỘC phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Lưu ý đặc biệt:
- Áp dụng cho TẤT CẢ các khoản chi, không phân biệt loại hàng hóa, dịch vụ
- Bao gồm cả tiền lương trả cho nhân viên (nếu từ 5 triệu/người/lần trở lên)
- Ngay cả hóa đơn thuế suất 0% hay không chịu thuế cũng phải tuân thủ
Lỗi 2: Hóa Đơn Không Đúng Tên Doanh Nghiệp
Tình huống:
Giám đốc đi tiếp khách, thanh toán 15 triệu tại nhà hàng nhưng hóa đơn GHI TÊN CÁ NHÂN thay vì tên công ty.
Kết quả:
Chi phí 15 triệu BỊ LOẠI vì hóa đơn không đúng tên doanh nghiệp.
Cách làm đúng:
- Luôn yêu cầu hóa đơn ghi: Tên công ty + Mã số thuế + Địa chỉ
- Nếu quên, có thể yêu cầu điều chỉnh hóa đơn trong vòng 3 ngày (một số nhà hàng cho phép)
Lỗi 3: Không Có Hồ Sơ Đi Kèm Cho Chi Phí Tiếp Khách
Tình huống:
Công ty B chi 42 triệu tiếp khách hàng tại nhà hàng. Có hóa đơn đúng tên công ty, có chuyển khoản. Nhưng KHÔNG CÓ:
- Kế hoạch làm việc
- Danh sách khách mời
- Nội dung trao đổi
Kết quả:
Chi phí CÓ THỂ BỊ LOẠI vì không chứng minh được liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Cách làm đúng:
Chi phí tiếp khách, hội nghị, đi công tác cần có:
- Giấy mời/Kế hoạch họp
- Danh sách người tham dự
- Biên bản/Kết luận họp
- Hợp đồng/Email trao đổi với khách hàng
Lỗi 4: Trả Lương Bằng Tiền Mặt Trên 5 Triệu/Người
Tình huống:
Công ty C có 20 nhân viên, mỗi người lương 8 triệu/tháng, trả bằng TIỀN MẶT.
Kết quả (từ 01/10/2025):
Toàn bộ tiền lương 160 triệu/tháng BỊ LOẠI vì không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Thiệt hại:
- Chi phí bị loại: 160 triệu x 3 tháng (Q4/2025) = 480 triệu
- Thuế TNDN phải nộp thêm: 480 x 20% = 96 triệu
- Phạt chậm nộp: ~2-3 triệu
- Tổng thiệt hại: Gần 100 triệu đồng
Cách làm đúng:
- Chuyển lương qua tài khoản ngân hàng của nhân viên
- Giữ sao kê chuyển khoản + bảng lương có chữ ký
Lỗi 5: Mua Hàng Từ Nông Dân, Hộ Kinh Doanh Nhỏ Không Có Hóa Đơn
Tình huống:
Công ty D mua bắp khô, mì lát trực tiếp từ nông dân, mỗi lần mua 10 triệu, thanh toán tiền mặt.
Kết quả:
Chi phí BỊ LOẠI vì:
- Không có hóa đơn
- Không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Giải pháp:
Theo quy định, doanh nghiệp có thể lập Bảng kê thu mua (Mẫu 01/TNDN) khi mua từ người không kinh doanh. NHƯNG vẫn phải:
- Chuyển khoản nếu giá trị từ 5 triệu trở lên
- Có giấy tờ chứng minh người bán (CMND, sổ hộ khẩu)
- Ghi rõ địa chỉ, số lượng, đơn giá
Lỗi 6: Chi Phí Không Liên Quan Hoạt Động Kinh Doanh
Các khoản chi thường bị loại:
- Mua ô tô CÁ NHÂN của giám đốc rồi ghi vào công ty
- Chi DU LỊCH GIA ĐÌNH nhưng ghi là công tác
- Mua hàng tiêu dùng cá nhân ghi vào văn phòng phẩm
- Chi CHĂM SÓC SỨC KHỎE CÁ NHÂN (gym, spa) ghi vào phúc lợi
Cách nhận biết:
Cơ quan thuế sẽ đối chiếu với:
- Quy mô doanh nghiệp
- Ngành nghề kinh doanh
- Tính hợp lý của chi phí
Ví dụ: Công ty 5 nhân viên mua 50 điện thoại iPhone → Không hợp lý → Bị loại
Lỗi 7: Chia Nhỏ Hóa Đơn Để Tránh Chuyển Khoản
Tình huống:
Công ty E mua hàng 20 triệu từ nhà cung cấp A trong cùng 1 ngày, nhưng yêu cầu xuất 4 hóa đơn x 5 triệu để thanh toán tiền mặt.
Kết quả:
Theo khoản 3 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:
"Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người nộp thuế có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt."
→ Toàn bộ 20 triệu BỊ LOẠI
Rủi ro thêm:
- Bị phạt vi phạm hành chính về hành vi cố tình trốn tránh quy định
- Mất uy tín với cơ quan thuế → Bị kiểm tra kỹ hơn sau này
Hậu Quả Khi Chi Phí Bị Loại
1. Phải Nộp Bổ Sung Thuế TNDN
Chi phí bị loại → Thu nhập tính thuế tăng → Thuế phải nộp tăng
Công thức:
Thuế phải nộp thêm = Chi phí bị loại x Thuế suất TNDN (15%, 17% hoặc 20%)
Ví dụ:
Chi phí bị loại: 500 triệu đồng Thuế suất: 20% Thuế phải nộp thêm: 500 x 20% = 100 triệu đồng
2. Phạt Chậm Nộp
0,03%/ngày trên số thuế phải nộp
Ví dụ:
Thuế phải nộp: 100 triệu Thời gian chậm: 1 năm (365 ngày) Phạt chậm nộp: 100 triệu x 0,03% x 365 = 10,95 triệu đồng
3. Phạt Vi Phạm Hành Chính
Tùy mức độ nghiêm trọng:
- Kê khai không đúng: Phạt 20% số thuế khai thiếu
- Trốn thuế: Phạt 1-3 lần số thuế trốn
4. Ảnh Hưởng Uy Tín
- Lần sau dễ bị thanh tra kỹ hơn
- Khó xin gia hạn nộp thuế, hoàn thuế
- Ảnh hưởng phân loại doanh nghiệp
5 Cách Để Tránh Bị Loại Chi Phí
1. Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt Từ 5 Triệu Trở Lên
- Mở tài khoản doanh nghiệp tại ngân hàng
- Chuyển khoản cho TẤT CẢ các khoản chi từ 5 triệu trở lên
- Lưu sao kê ngân hàng làm chứng từ
2. Yêu Cầu Hóa Đơn Đúng Quy Cách
- Tên công ty đầy đủ
- Mã số thuế chính xác
- Địa chỉ đúng
- Mô tả hàng hóa/dịch vụ rõ ràng
3. Chuẩn Bị Hồ Sơ Đi Kèm
Đối với chi phí lớn (tiếp khách, hội nghị, đào tạo...):
- Kế hoạch, giấy mời
- Danh sách tham dự
- Biên bản họp
- Hợp đồng/Email liên quan
4. Phân Loại Chi Phí Rõ Ràng
- Không trộn lẫn chi phí công ty với cá nhân
- Ghi chú rõ mục đích sử dụng
- Chỉ ghi nhận chi phí thực sự liên quan kinh doanh
5. Tham Khảo Chuyên Gia
- Thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp
- Tham khảo đại lý thuế trước khi quyết toán
- Tự rà soát trước khi nộp tờ khai
Đừng để chi phí hợp lệ bị loại oan! Liên hệ THtax để được rà soát MIỄN PHÍ trước khi quyết toán thuế!
Hệ thống văn phòng :
🔹Trụ sở chính: 702/63/7 Lê Đức Thọ, Phường An Hội Đông, TP. Hồ Chí Minh
🔹VPĐD tại Đà Lạt: 72 Nguyễn Công Trứ, Phường Lâm Viên - Đà Lạt, Tỉnh Lâm Đồng
🔹VPĐD tại Kon Tum: 227 Phan Đình Phùng, Phường Đăk Cấm, Tỉnh Quảng Ngãi
🔹VPĐD tại TP. HCM: 779 Huỳnh Văn Lũy, Phường Bình Dương, TP. Hồ Chí Minh
🔹VPĐD tại Gia Lai: 59 Trường Chinh, Phường An Nhơn Đông, Tỉnh Gia Lai
🔹VPĐD tại Bảo Lộc: 48/49 Phạm Ngọc Thạch, Phường 1 – Bảo Lộc, Tỉnh Lâm Đồng
🔹VPĐD tại Hà Nội: Phòng 701, Tòa nhà Kim Ánh, Số 1 ngõ 78, Phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội
CÔNG TY TNHH ĐÀO TẠO & TƯ VẤN THTAX
📌 702/63/7 Lê Đức Thọ, Phường An Hội Đông, TP.HCM
📞 0934 518 268 – 0918 774 497